Administrativ assistent - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Institutionen för fysik och astronomi är en av Uppsala universitets största med närmare 400 anställda, varav ca 100 doktorander och har en omsättning om ca 400 mkr. Institutionen bedriver forskning och utbildning i världsklass inom såväl teoretisk som experimentell fysik och har en omfattande samverkan med omvärlden. Vi forskar och undervisar om allt från det ofattbart lilla till det stora inom till exempel energiförsörjning, klimatutveckling, nya material och universum. Läs mer på www.physics.uu.se

Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba inom Uppsala universitet.

Arbetsuppgifter
Den administrativa assistenten bemannar institutionens expedition för att serva institutionens medarbetare med bl.a. gästkort, beställningar och godsmottagning. Du är ofta den första kontaktpunkten för övriga medarbetare, både på plats och via e-post. Som administrativ assistent har du många gånger inom Stödet en funktion av att föra ärenden till rätt instans.

I tjänsten ingår arbete i flera olika system, bl.a. med katalogadministration, behörigheter och relaterad kort- och nyckelhantering, bokning av resor/hotell för gäster, postsortering och underhåll av postrummet, vissa inköp, diarieföring/arkivering, mm. Även support vid olika events som t ex föreläsningar kan förekomma.

Administrationen sker i enlighet med institutionens rutiner och gällande riktlinjer inom universitetet. Du har ett nära samarbete med administrativ chef samt kollegorna inom stödet. Arbetstoppar kan förekomma. Arbetet är självständigt och kräver ett strukturerat arbetssätt, men de många kontakterna med kollegor inom institutionen förutsätter även en god samarbetsförmåga, flexibilitet och servicekänsla.

Kvalifikationskrav

• Gymnasieutbildning
• Några års erfarenhet av administrativt arbete.
• Goda kunskaper i Officepaketet.
• Goda kunskaper i svenska och engelska är ett krav.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig mognad och lämplighet. Förmågor som god samarbetsförmåga, ordningssinne, ansvars- och servicekänsla, samt vana vid självständigt arbete kommer att vägas in i bedömningen av den personliga lämpligheten.

Önskvärt/meriterande i övrigt

• God erfarenhet av självständigt administrativt och serviceinriktat arbete, gärna inom statlig verksamhet.
• Erfarenhet av några av de administrativa system som används vid Uppsala universitet är meriterande, tex. AKKA, Primula, Raindance, Sesam, W3D3, m.fl.

Om anställningen
Anställningen är vikariat, 6 månader. Omfattningen är heltid. Tillträde 1 november eller enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala

Upplysningar om anställningen lämnas av: Carolina Wallström-Pan, carolina.wallstrom-pan@physics.uu.se

Välkommen med din ansökan senast den 24 oktober, UFV-PA 2022/3545.