Avdelningsadministratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Development Office är en avdelning inom universitetsförvaltningen vid Uppsala universitet. Avdelningens uppdrag är att utveckla universitetets relationer med nationella och internationella externa intressenter som finansiellt eller på annat sätt vill bidra till att stärka universitetets position och strategiska förnyelseförmåga. Verksamheten omfattar fundraising, sponsrings- och alumnfrågor och utgör ett stöd för hela universitetet. Avdelningen verkar i nära dialog med såväl Uppsala universitets forskare och ledning, som med andra avdelningar inom universitetsförvaltningen.

Avdelningen erbjuder en utåtriktad och omväxlande verksamhet som utgör ett strategiskt prioriterat område för Uppsala universitet. Vi erbjuder nu en anställning som Avdelningsadministratör.

Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba inom Uppsala universitet.

Arbetsuppgifter
Som avdelningsadministratör hos oss kommer du att vara spindeln i nätet och ha många kontaktytor såväl inom hela universitetet som med externa intressenter i Sverige och internationellt.  Bland dina uppgifter ingår att hantera interna och externa möten och evenemang med allt från administration till inbjudningar, registrering och tekniskt stöd. I det dagliga arbetet utgör du ett administrativt stöd för avdelningens medarbetare. I detta ingår bland annat att ta fram övergripande presentationer, skriva mötesnoteringar och svara för uppdateringar på avdelningens webb och i sociala medier. Du kommer också att utgöra en nyckelfunktion som avdelningens ”superuser” av det kontaktregister som utgör en grundpelare för avdelningens verksamhet. Vi tror därför att du är en rutinerad och kvalificerad användare av databaser.

Avdelningens verksamhet präglas av ett projektorienterat arbetssätt, med tidvis högt arbetstempo och korta deadlines vilket ställer stora krav på flexibilitet, initiativförmåga och samarbetsvilja hos avdelningens samtliga tio medarbetare.

Vi tror att en lämplig bakgrund för tjänsten är liknande arbetsuppgifter inom näringsliv eller universitet/annan statlig myndighet.

Du rapporterar till Avdelningschefen.

Kvalifikationskrav
Personen vi söker skall:   

• ha flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom privat eller offentlig sektor
• ha dokumenterad, flerårig erfarenhet av administration av kontaktregister/motsvarande och webbunderhåll
• ha erfarenhet av verktyg för större mailutskick
• ha dokumenterad flerårig erfarenhet av administrativ samordning
• vara en dokumenterat kvalificerad användare av hela Office-paketet
• ha dokumenterad erfarenhet av framgångsrik aktiv medverkan i planering och genomförande olika former av publika evenemang.
• obehindrat kunna kommunicera på svenska och engelska i tal och skrift
• ha en för tjänsten relevant utbildning på högskolenivå, eller annan utbildning eller erfarenhet som bedöms likvärdig.

Personliga egenskaper

• vara strukturerad, systematisk och noggrann
• vara flexibel och stresstålig, med hög prioriteringsförmåga och simultankapacitet
• vara prestigelös och serviceinriktad
• ha hög social kompetens och samarbetsförmåga
• ha hög integritet 

Vi lägger stor vikt vid de personliga egenskaperna.

Om anställningen 
Anställningen är tillsvidare, provanställning kan tillämpas. Omfattningen är 100 %. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala.

Upplysningar om anställningen lämnas av: avdelningschef Agneta Stålhandske, agneta.stalhandske@uadm.uu.se, tel 018-471 38 59, mobil 070-425 03 66.

Välkommen med din ansökan senast den 14 februari 2022, UFV-PA 2022/220.