Möteskoordinator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Avdelningen för Gemensam service och administration är avdelning inom förvaltningen vid Uppsala universitet. Avdelningen består av fyra enheter där tre har sin bas i Uppsala. Enheterna i Uppsala stödjer verksamheterna vid Engelska parkens campusområde, Segerstedthuset samt Universitetshuset. Avdelningens fjärde enhet har sin bas på campus Gotland. Vid avdelningen finns också ett ledningsstöd som arbetar med avdelningsövergripande frågor.

Nu söker vi en möteskoordinator till enheten vid universitetshuset.

Universitetshuset är universitets huvudbyggnad med anor från 1800-talet och används för bl a föreläsningar, konferenser, konserter och inte minst de akademiska högtiderna.
Läs mer här.

Arbetsuppgifter: Som möteskoordinator har du en bred och koordinerade roll där din uppgift är att vara första kontakt in i verksamheten. Vi ser även att du genom din höga servicenivå och ditt professionella bemötande är en viktig del i att öka beläggningsgraden i lokalerna. Du kommer att arbeta nära intendenten i ett team med ansvar för att sköta och stödja verksamheten, hantera daglig drift och tillsyn av våra lokaler. Under föreläsningar och möte i huset svarar du och dina kollegor för service och support till deltagarna. Du ska ha viljan och förmågan att hjälpa till med arbetsuppgifter som kan tillkomma på en liten enhet. För att trivas i rollen ska du vara lösningsorienterad, tycka om att arbeta med varierande arbetsuppgifter och leva efter mottot att ingenting är omöjligt. Då universitetshuset står värd för många olika slags bokningar kan arbete på kvälls- och helgtid förekomma.

I arbetet ingår bland annat att:

• säkerställa professionell service innan, under och efter de föreläsningar, möten och event som genomförs i universitetshusets lokaler
• ansvara för bokningsförfrågningar, visningar, bokningsbekräftelser, offerter, uppstarts- och planeringsmöten med kund samt faktureringsunderlag
• stödja intendent i schemaläggning och planering av timanställd personal
• ansvara för regelbundna samordningsmöten avseende husets bokningar
• vid behov upprätta och uppdatera rutiner, informationsmaterial och instruktioner
• möta och hjälpa besökare i huset och vid behov bistå med teknisk support och service

Kvalifikationskrav:

• relevant utbildning, minst gymnasienivå eller motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• erfarenhet från boknings- och eventverksamhet
• ha projektledningsegenskaper såsom att kunna planera, prioritera och organisera ditt arbete på ett strukturerat och effektivt sätt
• kunna hantera AV och e-mötesteknik
• mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska
• skriftliga rekommendationer från tidigare arbeten inom bokning/event/mötesfunktioner

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet, så som förmågan att ta egna initiativ och att arbeta strukturerat i en miljö där tempot periodvis är högt. Du är serviceinriktad, har god pedagogisk och social förmåga för att lätt kunna anpassa dig till nya situationer, möta kunden utifrån dennes behov och sinnesstämning och skapa goda effektiva arbetsrelationer både internt och externt. 

Önskvärt/meriterande i övrigt: Kunskap om Uppsala universitet och dess verksamhet är meriterande.

Lön: Individuell lönesättning.

Tillträde: Snarast. 

Anställningsform: Tillsvidareanställning, provanställning kan tillämpas.

Anställningens omfattning: 100 %

Upplysningar om anställningen lämnas av: avdelningschef Malin Dahlén, malin.dahlen@uu.se, 018-4716292.

Välkommen med din ansökan senast den 15 mars 2022, UFV-PA 2021/3830.