Alumnkoordinator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Development Office är en avdelning inom universitetsförvaltningen vid Uppsala universitet. Avdelningens uppdrag är att utveckla universitetets relationer med nationella och internationella externa intressenter som finansiellt eller på annat sätt vill bidra till att stärka universitetets position och strategiska förnyelseförmåga. Avdelningens verksamhet omfattar fundraising, sponsrings- och alumnfrågor och utgör ett stöd för hela universitetet. Avdelningen verkar i nära dialog med såväl Uppsala universitets forskare och ledning, som med andra avdelningar inom universitetsförvaltningen.

Engagerade alumner vid företag, organisationer och andra arbetsplatser är ambassadörer för universitetet och är därmed viktiga för universitetets nationella och internationella utveckling av sin verksamhet. Alumnerna är även en resurs för universitetets studenter, såväl under studietiden som inför inträdet på arbetsmarknaden.

Uppsala universitets alumnnätverk omfattar 28 000 alumner i fler än 130 länder. I nätverket ingår ett trettiotal nationella och internationella alumnföreningar och grupper. Föreningarna anordnar regelbundet återträffar, föreläsningar, studiebesök och andra aktiviteter för sina medlemmar.

Avdelningen erbjuder en utåtriktad och omväxlande verksamhet som utgör ett strategiskt prioriterat område för Uppsala universitet. Vi erbjuder nu en tjänst som Alumnkoordinator.

Arbetsuppgifter: Uppsala universitet har en uttalad ambition att ytterligare utveckla universitetets relationer med nationella och internationella alumner. Målsättningen är att samverkan med alumnerna blir en självklar och integrerad del av universitetets utbildning och forskning och inspirerar dess förnyelse. Därför söker vi nu en alumnkoordinator med ansvar att strategiskt och operativt stärka alumners engagemang för Uppsala universitet, samt att internt och externt öka kännedomen om alumnerna som resurs.

Du förväntas proaktivt stötta och inspirera till universitetets och alumnföreningars initiativ gentemot alumner, samt att bistå alumnföreningarna i deras dagliga arbete. I detta ingår att bygga och vårda verksamhetsområdenas/institutioners/utbildningsprograms intresse och möjligheter att etablera och aktivt driva alumnverksamhet/egna alumnföreningar. Du ska även internt kommunicera och presentera verksamhetsnyttan med alumnverksamheten.

Du kommer att arrangera, koordinera och genomföra alumnevenemang nationellt och internationellt samt planera och koordinera Uppsala universitets utmärkelse Årets alumn. Detta förutsätter bl.a. att du obehindrat behärskar att snabbt och korrekt ställa samman väl genomarbetade rapporter, beslutsunderlag och korrespondens. Samtidigt ska du utan problem kunna administrera och hantera praktiska uppgifter som utskick, biljettbokningar och övrig logistik i samband med resor och evenemang.

I rollen ingår även att aktivt arbeta för att öka antalet alumner i alumnnätverket genom olika kommunikationsinsatser, bland annat i sociala medier, på webben och i mailutskick.

Universitetets alumnkontakter administreras via ett CRM-system varför en förutsättning för arbetet är att du är en rutinerad och kvalificerad användare av databaser.

Arbetet med alumnrelationer hanteras av ett team bestående av fyra medarbetare och leds av en teamledare. Du kommer att arbeta nära och synergistiskt med avdelningens övriga medarbetare. Tillsammans med dessa verkar du för att långsiktigt och strategiskt utveckla universitetets relationer med nationella och internationella intressenter genom att utveckla och förädla Uppsala universitets värdeerbjudanden.

Arbetstempot vid avdelningen är tidvis högt med korta deadlines, vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsvilja hos alla medarbetare. Inom ramen för ditt uppdrag förväntas du vid behov kunna delta i internationella resor. Arbetet förutsätter också att du ibland deltar vid evenemang utanför kontorstid.

Du rapporterar till avdelningschefen för Development Office.

Kvalifikationskrav: Personen vi söker ska:

• ha flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom privat eller offentlig sektor
• ha en högskoleutbildning av relevans för arbetsuppgifterna
• ha god kännedom om den akademiska miljön och forskningens villkor
• vara en dokumenterat skicklig kommunikatör i tal och skrift på såväl svenska som engelska med dokumenterad erfarenhet av att ta fram målgruppsanpassade budskap och erbjudanden
• ha dokumenterat god förmåga att arbeta självständigt, proaktivt och strukturerat.
• vara en dokumenterat kvalificerad användare av hela Office-paketet samt databas/CRM och ha lätt för att lära sig andra digitala verktyg
• ha dokumenterat synnerligen god administrativ förmåga
• ha dokumenterat framgångsrik praktisk erfarenhet av att självständigt planera, anordna och genomföra större nationella och internationella evenemang ”från ax till limpa”

Personliga egenskaper: Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och du ska:

• vara inspirerande, drivande och lyhörd samtidigt som du är samarbetsinriktad och en god lagspelare
• vara uttalat mål- och resultatinriktad
• hög social kompetens och relationsskapande förmåga och inspireras av att delta i och bygga för verksamheten utvecklande relationer i olika publika och sociala sammanhang nationellt och internationellt
• vara flexibel och stresstålig, med hög prioriteringsförmåga och simultankapacitet
• vara noggrann, uthållig och långsiktig i ditt arbete och ha förmåga att balansera driv och tålamod
• ha hög integritet med väl grundade och tydliga värderingar

Önskvärt/meriterande i övrigt:

• erfarenhet av att bygga upp och samordna professionella nätverk
• dokumenterad erfarenhet av att använda sociala medier (ffa LinkedIn, Facebook och Instagram) i professionellt sammanhang
• erfarenhet av webbredigering och verktyg för större mailutskick

Lön: Individuell lönesättning.

Tillträde: Snarast enligt överenskommelse.

Anställningsform: Tillsvidareanställning, provanställning kan tillämpas.

Anställningens omfattning: 100 %

Upplysningar om anställningen lämnas av:  Noelia Ollvid, teamledare för alumnverksamheten vid avdelningen, noelia.ollvid@uadm.uu.se, 018-471 7491, 070-4250951.

Välkommen med din ansökan senast 2021-08-09, UFV-PA 2021/2457.