Internationell Alumnkoordinator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Avdelningen

Development Office är en avdelning inom universitetsförvaltningen vid Uppsala universitet.  Avdelningens uppdrag är att utveckla universitetets relationer med nationella och internationella externa intressenter som finansiellt eller på annat sätt vill bidra till att stärka universitetets position och strategiska förnyelseförmåga. Avdelningens verksamhet omfattar fundraising, sponsrings- och alumnfrågor och utgör ett stöd för hela universitetet. Avdelningen verkar i nära dialog med såväl Uppsala universitets forskare och ledning, som med andra avdelningar inom universitetsförvaltningen

Engagerade alumner vid företag, organisationer och andra arbetsplatser är ambassadörer för universitetet och därmed viktiga för dess möjlighet att etablera nationella och internationella samarbeten och att attrahera de bästa studenterna. Development Office uppdrag är att strategiskt och operativt stötta föreningarnas verksamhet.

Uppsala universitets alumnnätverk omfattar 26 000 alumner i fler än 130 länder. Alumnerna är en resurs för universitetets utbildning och forskning genom att erbjuda karriärstöd, gästföreläsningar, studentuppdrag och mentorskap. I nätverket ingår ett 25-tal nationella och omkring 10 internationella alumnföreningar. Föreningarna anordnar regelbundet återträffar, föreläsningar, studiebesök och andra aktiviteter för sina medlemmar.

Avdelningen erbjuder en spännande och omväxlande verksamhet som utgör ett strategiskt prioriterat område för Uppsala universitet. Vi erbjuder nu en tjänst som Internationell Alumnkoordinator.

Arbetsuppgifter

Som Internationell Alumnkoordinator ansvarar du för att samordna och driva universitetets internationella alumnverksamhet. Du håller i detta fortlöpande kontakt med universitetets alumnföreningar runt om i världen och stöder deras verksamhet strategiskt och praktiskt.

Bland dina uppgifter ingår att planera och genomföra olika evenemang nationellt och internationellt, bygga relationer och sprida information som kan vara av intresse för universitetets utlandsboende alumner.

Du kommer också att ansvara för att arrangera, koordinera och genomföra alumnevenemang i samband med universitetsledningens internationella resor. Detta förutsätter bl.a. att du obehindrat behärskar att snabbt och korrekt ställa samman väl genomarbetade rapporter, beslutsunderlag och korrespondens. Samtidigt ska du utan problem kunna administrera och hantera praktiska uppgifter som utskick, biljettbokningar och övrig logistik i samband med resor och evenemang.

I arbetet ingår även att informera om alumnnätverket till sistaårsstudenter och studenter som nyligen har tagit examen, samt bistå med stöd och råd till institutioner/motsvarande vid universitetet som önskar bilda nya föreningar eller få kontakt med universitetets internationella alumner.. Du ska även internt gentemot universitetets akademiska företrädare kommunicera och presentera verksamhetsnyttan med alumnverksamheten.

Universitetets alumnkontakter administreras via ett CRM-system varför en förutsättning för arbetet är att du är en rutinerad och kvalificerad användare av databaser.

Inom ramen för ditt uppdrag förväntas du vid behov kunna delta i internationella resor. Arbetet förutsätter också att du ibland deltar vid evenemang utanför kontorstid.

Du kommer att arbeta nära och synergistiskt med avdelningens övriga medarbetare. Tillsammans med dessa verkar du för att långsiktigt och strategiskt utveckla universitetets relationer med nationella och internationella intressenter genom att utveckla och förädla Uppsala universitets värdeerbjudanden.

Arbetstempot vid avdelningen är tidvis högt med korta deadlines, vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsvilja hos alla medarbetare.

Du rapporterar till avdelningschefen för Development Office.

Kvalifikationer

Personen vi söker ska:

• ha minst ett års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom privat eller offentlig sektor.
• ha god kännedom om den akademiska miljön och forskningens villkor.
• ha kunskaper i engelska motsvarande högskolenivå.
• ha dokumenterat god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på såväl svenska som engelska.
• ha dokumenterat god stilistisk förmåga, liksom känsla för tonalitet avhängigt sammanhang, på såväl svenska som engelska,
• ha dokumenterat god förmåga att arbeta självständigt, proaktivt och strukturerat.
• vara en dokumenterat kvalificerad användare av hela Office-paketet och ha lätt för att lära sig andra digitala verktyg
• vara en dokumenterat kvalificerad användare av CRM-system
• ha dokumenterat synnerligen god administrativ förmåga
• ha dokumenterat framgångsrik praktisk erfarenhet av att självständigt planera, anordna och genomföra större nationella och internationella evenemang ”från ax till limpa”
• ha för uppdraget relevant internationell arbetslivserfarenhet
• ha dokumenterad erfarenhet av att koordinera internationella samarbeten.
• ha en högskoleutbildning av relevans för arbetsuppgifterna

Personliga egenskaper

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och du ska:

• vara inspirerande, drivande och lyhörd samtidigt som du är samarbetsinriktad och en god lagspelare
• vara uttalat mål- och resultatinriktad
• ha dokumenterat hög social kompetens och relationsskapande förmåga och inspireras av att delta och bygga för verksamheten utvecklade relationer i olika sociala sammanhang
• vara flexibel och stresstålig, med hög prioriteringsförmåga och simultankapacitet
• ha hög integritet med väl grundade och tydliga värderingar

Uppsala universitet värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Lön: Individuell lönesättning.

Tillträde: Snarast enligt överenskommelse.

Anställningsform: Tillsvidareanställning, provanställning kan tillämpas.

Anställningens omfattning: 100 %

Upplysningar om anställningen lämnas av: avdelningschef Agneta Stålhandske, agneta.stalhandske@uadm.uu.se, tel 018-471 38 59, mobil 070-425 03 66.

Välkommen med din ansökan senast den 11 oktober 2019, UFV-PA 2019/2735.