Uppsala universitet, Informationsförsörjning, registratur och arkiv

Uppsala universitet är ett brett forskningsuniversitet med stark internationell ställning. Uppgiften är att bedriva forskning och utbildning av högsta kvalitet och att på olika sätt samverka med samhället. Vår viktigaste tillgång är alla de individer som med sin nyfikenhet och sitt engagemang gör Uppsala universitet till en av landets mest spännande arbetsplatser. Uppsala universitet har 42.000 studenter, 7.000 anställda och en omsättning på 6,7 miljarder kronor.

Organisation och arbetssätt:

Enheten för informationsförsörjning, registratur och arkiv är en liten enhet med ett stort uppdrag. Enheten ingår i juridiska avdelningen som har ca 15 medarbetare. Vi sitter i en ändamålsenlig, delvis öppen kontorslösning i ett nytt hus centralt i Uppsala.

Enheten ansvarar för registrering av inkommande handlingar, för myndighetens centralarkiv och för dataskyddsfrågor genom dataskyddsombudet som är knutet till enheten. Vi ansvarar för en hög kvalitet i hanteringen av handlingar vid myndigheten. Som ett led i det utformar vi elektroniska beslutsprocesser, automatisering av ärendeflöden m.m. Vi är ett stöd för både myndighetens ledning, institutioner och enskilda anställda.

Vårt arbetssätt bygger på samarbete och att alla medarbetare förutsätts ta ett helhetsansvar för enhetens olika arbetsuppgifter. Enhetens utvecklings- och förbättringsarbete genomförs genom samverkan i interna och externa grupper inom universitetsvärlden. Vårt arbete med en ökad digitalisering behöver vara offensivt och av hög kvalitet vilket ställer höga krav på alla som arbetar på enheten. Förvaltningslagen och dataskyddsförordningen ställer också nya krav på oss.

Arbetsuppgifter: 

Du kommer att arbeta med utredningar av verksamhetsanknutna frågor rörande bl.a. administrativa beslut, beslutsmöten och ärendefördelning. I arbetet ingår att registrera handlingar i diariet, handlägga komplicerade utlämnanden av allmänna handlingar, hantera förfrågningar om arkivmaterial, utreda gallring och bevarande, och ordnings- och förteckningsarbete.

I övrigt handlägga ärenden vid juridiska avdelningen i samråd med chefen för avdelningen.

Kvalifikationskrav: 

Vi söker dig som har

  • universitetsexamen inom samhällsvetenskap eller juridik.
  • erfarenhet av att arbeta med ärendehandläggning och fördelning av ärenden.
  • erfarenhet från offentlig verksamhet i olika sammanhang, t.ex. utredning eller sekreterarfunktion.
  • erfarenhet av diarieföring i ärende- och dokumenthanteringssystem.
  • god kunskap om offentlighet och sekretess, samt de lagar och förordningar som styr dokumenthantering i offentlig verksamhet.
  • mycket god kommunikations- och samarbetsförmåga.
  • god kompetens i digitala arbetssätt och IT (gärna erfarenhet av Sharepoint).
  • beprövad vilja och förmåga att bidra till en god arbetsmiljö.
  • samarbetsinriktad, lyhörd och öppen för olika arbetsuppgifter inom enhetens verksamhetsområde.
  • serviceinriktad, effektiv, strukturerad och noggrann.

Önskvärt/meriterande i övrigt:

  • fortbildning i ärende- och dokumenthantering.
  • god språklig förmåga som skribent och stilist.
  • god pedagogisk kompetens och vana att informera inför grupp.
  • erfarenhet av processbaserad arkivredovisning och framtagning av dokumenthanteringsplaner.
  • erfarenhet av arbete med elektronisk arkivering.
  • körkort klass B

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Uppsala universitet värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet

Lön: Individuell lönesättning tillämpas.

Tillträde: 2019-01-01 eller efter överenskommelse.

Anställningsform: Tillsvidareanställning, provanställning kan tillämpas.

Anställningens omfattning: 100 %

Upplysningar om anställningen lämnas av enhetschef Jacob Håkansson 018-471 20 70, jacob.hakansson@uadm.uu.se.

Välkommen med din ansökan senast den 6 december 2018, UFV-PA 2018/4211.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde enligt ö.k.
Löneform Fast Lön
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100%
Ort Uppsala
Län Uppsala län
Land Sverige
Referensnummer UFV-PA 2018/4211
Facklig företrädare
  • Ellena Papaioannou, Seko, 018-471 3315
  • Suzanne Borén Andersson, TCO/ST, 018-471 6251
  • Per Sundman, Saco-rådet, 018-471 1485
Publicerat 2018-11-29
Sista ansökningsdag 2018-12-06

Tillbaka till lediga jobb