Chefsassistent - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vi söker en chefsassistent till ledningskansliet vid Planeringsavdelningen. Ledningskansliet vid planeringsavdelningen utgör universitetsledningens kvalificerade utrednings- och handläggningsresurs. Enheten arbetar med universitetsövergripande frågor avseende universitetets interna organisation och regelverk, internationalisering, forskningsstöd, utbildning på forskarnivå, samverkan, hållbar utveckling m.m. Vid enheten finns också universitetsledningens sekretariatsfunktioner där chefsassistenten kommer att vara placerad.

Arbetsuppgifter:

Chefsassistenten koordinerar stödet runt rektor och har i uppgift att tillsammans med övriga medarbetare i chefssekretariatet skapa goda förutsättningar för universitetsledningen att kunna utföra sina uppgifter.

Du är en första kontakt både externt och internt och bör därför vara professionell och mycket serviceinriktad. Du bör kunna ge ett positivt första intryck av Uppsala universitet för inhemska och utländska besökare.

Du ansvarar för och administrerar mejl samt koordinerar, förbereder och planerar andra åtaganden åt universitetsledningen.

Arbetet innefattar att förbereda presentationer och mötesmaterial, ta fram underlag, koordinera möten och konferenser, ansvara för kalender och arbeta med löpande administration samt självständigt handlägga vissa ärenden.  

Du kommer också att ansvara för kallelser, utskick, dagordningar, telefonpassning och dagliga kontorsgöromål.

Andra arbetsuppgifter är att bistå planeringsavdelningen med i övrigt förekommande administrativa uppgifter såsom exempelvis registrering av arvoden, reseräkningar och internfakturering.

Kvalifikationskrav:

För att vara framgångsrik i rollen som chefsassistent ser vi att du har en relevant utbildning med inriktning mot administration, ekonomi eller likvärdigt, och har minst 5 års erfarenhet av arbete som chefsassistent eller motsvarande samt trivs i en koordinerande och supporterande roll.

Du kan bidra med din strukturerade förmåga och är flexibel, noggrann och organiserad. För att axla rollen på bästa sätt ska du ha ett prestigelöst och lösningsfokuserat förhållningssätt.

Du är trygg i rollen som chefsassistent och är proaktiv, har lätt att fatta egna beslut och tycker om att hantera flera parallella arbetsuppgifter. Du har hög integritet då du kommer hantera konfidentiell information samt är van användare av Officepaketet (Word, Excel, Powerpoint, etc.). Du bör ha ett intresse för språk och uttryck och vara duktig på att kommunicera i så väl tal som skrift på både svenska och engelska. Det är viktigt att du kan tillgodogöra dig instruktioner samt förmedla information så målgruppen förstår.

Uppsala universitet värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet

Lön: Individuell lönesättning tillämpas.

Tillträde: Snarast efter överenskommelse.

Anställningsform: Tillsvidareanställning, provanställning kan tillämpas.

Anställningens omfattning: 100 %

Upplysningar om anställningen lämnas av planeringsdirektör Daniel Gillberg, tel. 070-656 2208, e-post daniel.gillberg@uadm.uu.se eller enhetschef för Ledningskansliet Oskar Pettersson, tel. 070-167 9276, e-post oskar.pettersson@uadm.uu.se.

Välkommen med din ansökan senast den 13 maj 2018, UFV-PA 2018/1263.