Utbildningshandläggare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Områdeskansliet för medicin och farmaci med ca 65 anställda svarar för verksamhetsstöd och service till ledning, institutioner och centrumbildningar inom vetenskapsområdet för medicin och farmaci. Områdeskansliet är en del av universitetsförvaltningen, men får huvuddelen av sitt uppdrag via områdesnämnden för medicin och farmaci och dess vicerektor. Områdeskansliet arbetar med forsknings- och utbildningsstöd, ekonomisk planering, rekrytering av lärare, uppföljning av verksamheten, stöd till studenter samt stöd till lärare som vill utveckla sin undervisning. Områdeskansliet samarbetar med övriga avdelningar vid universitetsförvaltningen vid beredning av ärenden och medverkar i utredningar och remisser på uppdrag av universitetets ledning.

Områdeskansliet består av fem enheter. Vi förstärker nu stödet till farmaceutiska fakulteten och söker en utbildningshandläggare till enheten för utbildningsstöd, som kommer bestå av 14 personer efter utökningen. Enhetens övergripande uppdrag är att ge administrativt stöd och service till kommittéer, prodekaner, ordföranden, programansvariga och institutioner vad gäller utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå samt internationalisering av utbildning. Som utbildningshandläggare arbetar du nära de andra enheterna vid områdeskansliet. I denna anställning har du ett kontinuerligt samarbete med enheten för studentservice, farmaci, medicin och vård.

Arbetsuppgifter: Anställningen innebär i huvudsak att utgöra ett kvalificerat administrativt stöd till vetenskapsområdets utbildningar, i synnerhet till farmaceutiska fakultetens program, apotekarprogrammet, receptarieprogrammet, kompletteringsutbildning för farmaceuter med utländsk examen, masterprogrammen och magisterprogrammet, samt fristående kurser. Arbetet sker i nära samarbete med kollegor, främst utbildningshandläggare, utbildningsledare, studievägledare, studieadministrativa handläggare, samt prodekan, programansvariga, studierektorer, prefekter och kursadministratörer. En viktig del är att samverka och samarbeta med institutionerna inom vetenskapsområdet, områdesledningen, andra avdelningar inom universitetsförvaltningen samt externa samarbetspartners och uppdragstagare.

Som utbildningshandläggare kommer du handlägga programspecifika utbildningsfrågor på grundnivå och avancerad nivå inom farmaceutiska fakulteten. Fakulteten genomgår för närvarande en översyn vilket bland annat resulterat i en förstärkning av stödet till utbildningsfrågor. Som utbildningshandläggare kommer du in i en ny fas och får möjlighet att bygga upp en ny struktur och organisation tillsammans med andra engagerade kollegor. Du kommer få ge administrativt stöd till arbetsutskott, beslutande kommittéer, berednings- och arbetsgrupper. Detta innebär exempelvis att boka möten, upprätta kallelser, förbereda underlag till beslut, ansvara för protokoll, expediera, diarieföra och följa upp beslut och ärenden. I arbetet ger du även stöd och service till programansvariga, prodekan samt till nätverket för kursadministratörer. Som utbildningshandläggare är du en central koordinator i arbetet med programmens utbildningsutvärderingar. Du arbetar även med utbildnings- och kursplaner i universitetets studieadministrativa system och utför programrelaterad utbildningsadministration. Andra arbetsuppgifter som förekommer är budgetarbete, ekonomisk uppföljning för utbildningsprogram, avtalsadministration, utredningar samt metod- och kvalitetsfrågor. I förekommande fall bereder och handlägger du komplicerade studentärenden.

Inom anställningen arbetar du vetenskapsområdesövergripande inom vissa frågor. Du kan exempelvis komma att utgöra administrativt stöd till områdesövergripande kommittéer och arbetsgrupper. Du kan även få komma att vara representant i styr- och arbetsgrupper samt ansvarig handläggare för ett brett spektrum av ärenden och uppgifter som förekommer vid områdeskansliet för medicin och farmaci, såsom remisser, yttranden, projektgrupper, utredningar, metod- och kvalitetsarbete. Arbetstoppar vid exempelvis terminsstart, terminsavslut och årsbokslut förekommer.

Kvalifikationskrav:

• Examen från högskoleutbildning eller utbildning som av arbetsgivaren bedöms som likvärdigt.
• God förmåga till tydlig och saklig kommunikation i tal och skrift på svenska och engelska.
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete vid statlig myndighet eller som av arbetsgivaren bedöms som likvärdigt.
• Erfarenhet av administrativt stöd till kommitté, nämnd, projektgrupp eller styrelse eller som av arbetsgivaren bedöms som likvärdigt.
• Erfarenhet av utbildningsadministration vid universitetet och högskola eller som av arbetsgivaren bedöms som likvärdigt.
• Erfarenhet av att ge verksamhetsstöd och service.
• Erfarenhet av att jobba i en organisation som genomgår utvecklings- och förändringsarbete. 

Vid denna rekrytering kommer stor vikt att läggas vid personlig lämplighet. För att lyckas med arbetsuppgifterna behöver du vara kommunikativ, tydlig, saklig och professionell. Du har förmåga att samarbeta på ett framgångsrikt sätt med människor på olika positioner inom universitet och samarbetspartners. Det är viktigt att du är stabil och serviceinriktad i ditt arbetssätt. Arbetsuppgifterna kräver även att du är självgående samt har god förmåga till strukturerat arbete där du organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt.

Önskvärt/meriterande i övrigt:

• God kännedom om universitetsvärlden, gärna inom medicin och farmaci.
• God kännedom om regelverk och förutsättningar för utbildningsverksamhet vid universitet och högskolor. Exempelvis gällande lagstiftning, utbildningsfinansiering, uppföljning och utvärdering.
• Erfarenhet av att arbeta med studieadministrativa datasystem.
• Erfarenhet av samverkan och samarbete inom universitet, andra myndigheter, samarbetsorganisationer och uppdragstagare.
• Kunskap om upprättande och förnyelse av avtal.
• Erfarenhet av att arbeta med tilldelning av medel och ekonomiska frågor, gärna inom universitet och högskola.
• Erfarenhet av kvalitets-, metod- och utvecklingsarbete.

Lön: Individuell lönesättning.

Tillträde: Enligt överenskommelse, gärna så snart som möjligt.

Anställningsform: Tillsvidareanställning, provanställning kan tillämpas. 

Anställningens omfattning: 100 %.

Upplysningar om anställningen lämnas av: enhetschef Malin Engelmark, malin.engelmark@uadm.uu.se.

Välkommen med din ansökan senast den 1 november 2021, UFV-PA 2021/3769.

Observera att intervjuer kommer påbörjas under ansökningstiden.