Alumnkoordinator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Development Office är en avdelning inom universitetsförvaltningen vid Uppsala universitet. Avdelningens uppdrag är att utveckla universitetets relationer med nationella och internationella externa intressenter som finansiellt eller på annat sätt vill bidra till att stärka universitetets position och strategiska förnyelseförmåga. Avdelningens verksamhet omfattar fundraising, sponsrings- och alumnfrågor och utgör ett stöd för hela universitetet. Avdelningen verkar i nära dialog med såväl Uppsala universitets forskare och ledning, som med andra avdelningar inom universitetsförvaltningen.

Engagerade alumner vid företag, organisationer och andra arbetsplatser är ambassadörer för universitetet och är därmed viktiga för universitetets nationella och internationella utveckling av sin verksamhet. Alumnerna är även en resurs för universitetets studenter, såväl under studietiden som inför inträdet på arbetsmarknaden.

Uppsala universitets alumnnätverk omfattar 30 000 alumner i 150 länder. I nätverket ingår ett trettiotal nationella och internationella alumnföreningar och grupper. Föreningarna anordnar regelbundet återträffar, föreläsningar, studiebesök och andra aktiviteter för sina medlemmar. Arbetet med alumnrelationer hanteras av ett team bestående av tre medarbetare.

Uppsala universitet har en uttalad ambition att ytterligare utveckla relationerna med sina nationella och internationella alumner. Målsättningen är att samverkan med alumnerna blir en självklar och integrerad del av universitetets utbildning och forskning och inspirerar dess förnyelse.

Till avdelningens alumnteam söker vi nu en alumnkoordinator med uppdrag att ytterligare stärka alumners engagemang för Uppsala universitet

Arbetsuppgifter 

I din roll som Alumnkoordinator förväntas du proaktivt stötta och inspirera universitetets och alumnföreningarnas initiativ gentemot alumner. Du kommer framförallt att planera, koordinera och utföra uppdrag kring alumnverksamhetens kommunikation och evenemang. I arbetet ingår att producera internt och externt informationsmaterial till olika målgrupper, både i tryckt form och digitalt på webben och i sociala medier. Du ansvarar för nyhetsbrevet och inbjudningar till alumner och du kommer att planera innehåll, genomföra intervjuer och skriva artiklar.

Universitetets alumnkontakter administreras via ett CRM-system varför en förutsättning för arbetet är att du är en rutinerad och kvalificerad användare av databaser/CRM.

Arbetstempot vid avdelningen är tidvis högt med korta deadlines, vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsvilja hos alla medarbetare. Arbetet förutsätter också att du ibland deltar vid evenemang utanför kontorstid.

Du rapporterar till avdelningschefen för Development Office.

Kvalifikationskrav

Personen vi söker ska:

• ha erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, inom universitet eller annan statlig myndighet
• ha en kandidat- eller högre examen av relevans för arbetsuppgifterna
• ha god kännedom om den akademiska miljön och forskningens villkor
• obehindrat kunna kommunicera på såväl svenska som engelska i både tal och skrift
• ha god stilistisk förmåga, i första hand på svenska, för kommunikation i tryckta eller digitala medier
• vara en dokumenterat kvalificerad användare av hela Office-paketet, bildhanteringsprogram samt verktyg för digitala utskick
• vara en dokumenterat kvalificerad användare av MS Dynamics 365+
• ha dokumenterad erfarenhet av att i professionella sammanhang ha producerat innehåll för digitala kanaler, inklusive sociala medier
• ha dokumenterat synnerligen god administrativ förmåga
• ha praktisk erfarenhet av att självständigt planera, anordna och genomföra större evenemang ”från ax till limpa”

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet såsom att du:

• är noggrann och strukturerad med god förmåga att arbeta självständigt och proaktivt men samtidigt samarbetsinriktad och en god lagspelare
• har hög servicekänsla och relationsskapande förmåga. Du trivs med att ha många kontakter och inspireras av att delta i och bygga för verksamheten utvecklande relationer.
• är flexibel och stresstålig, med hög prioriteringsförmåga och simultankapacitet
• är uthållig och långsiktig i ditt arbete och har förmåga att balansera driv och tålamod
• har hög integritet

Önskvärt/meriterande i övrigt

• ha erfarenhet av att bygga upp och samordna professionella nätverk
• ha för tjänsten relevant erfarenhet från Uppsala universitet

Om anställningen 
Anställningen är tidsbegränsad t.o.m. 2025-08-31. Omfattningen är heltid. Tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala.

Upplysningar om anställningen lämnas av: Noelia Ollvid, teamledare för alumnverksamheten vid avdelningen, noelia.ollvid@uu.se, 018-471 7491, 070-425 09 51.

Välkommen med din ansökan senast den 27 december 2023, UFV-PA 2023/4736.