Dokumenthandläggare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Enheten för informationsförsörjning, registratur och arkiv är en liten enhet med ett stort och kvalificerat uppdrag. Enheten ingår i juridiska avdelningen som har ca 19 medarbetare som tillhör universitetsförvaltningen. Vi arbetar i en ändamålsenlig, öppen kontorslösning i centrala Uppsala.

Enheten arbetar med integrerade ärendeflöden, robotisering av administration, utbildning av personal, registrering av handlingar och med myndighetens elektroniska arkiv. Vi ansvarar för en hög kvalitet i myndighetens informationsförsörjning i ett flertal sammanhang. Som ett led i det utformar vi elektroniska beslutsprocesser, automatisering av ärendeflöden i integrationer mellan olika systemlösningar m.m. Vi är ett stöd till både myndighetens ledning, institutioner, allmänhet och anställda.

Vårt arbetssätt bygger på samarbete och att alla medarbetare förutsätts ta ett helhetsansvar för enhetens olika arbetsuppgifter. Enhetens utvecklings- och förbättringsarbete genomförs genom samverkan i interna och externa grupper inom högskole- och universitetssektorn. Vårt arbete med en ökad digitalisering behöver vara offensivt och av hög kvalitet vilket ställer höga krav på alla som arbetar på enheten. Legalitet, objektivitet och proportionalitet är ledord för oss liksom professionalitet och god service.

Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba inom Uppsala universitet.

Arbetsuppgifter
Du kommer att arbeta i enhetens systemmiljö som omfattar diariesystemet W3D3, systemet för elektroniska blanketter Portal By Formpipe och integrationsverktyg i ett koncept som heter ”e-3d3”. e-3d3 är inne i en bred implementeringsfas inom universitetets samtliga vetenskapsområden. Du kommer att få en utpräglad ”lärarroll” i implementeringen och möta mycket olika människor i den rollen.

I arbetet ingår även att registrera handlingar, träna enhetens robot, utbilda handläggare i regelverk och praktisk hantering av ärenden, bygga ärendeflöden i systemmiljön, handlägga utlämnanden av allmänna handlingar, svara på frågor från allmänhet och anställda.

I övrigt skall du lösa uppgifter inom hela juridiska avdelningens verksamhetsområde på uppdrag av avdelningschefen.

Kvalifikationskrav
Vi söker dig som har:

• akademisk examen
• dokumenterad utbildning som dokumentcontroller/registrator
• kunskap på de regelverk som styr hanteringen av allmänna handlingar vid myndigheter
• erfarenhet av att arbeta med robotisering av administrativa processer
• erfarenhet av att arbeta vid en myndighetsregistratur
• erfarenhet av att arbeta i diariesystemet W3D3 på administratörsnivå

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper såsom:

• mycket god kommunikations- och samarbetsförmåga
• beprövad vilja och förmåga att bidra till en god arbetsmiljö
• driven, lyhörd och öppen för olika arbetsuppgifter inom verksamhetsområdet
• serviceinriktad, effektiv, strukturerad och noggrann

Önskvärt/meriterande i övrigt

• erfarenhet av att skapa elektroniska blanketter i Portal By Formpipe med tekniska gränssnitt mot W3D3
• erfarenhet av att skapa integrationer mellan SharePoint och W3D3
• god pedagogisk kompetens och erfarenhet av att tala inför grupper
• kunskap om universitets- och högskolesektorn
  

Om anställningen
Anställningen är tillsvidare, provanställning kan tillämpas. Omfattningen är 100 %. Tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala

Upplysningar om anställningen lämnas av: enhetschef Jacob Håkansson, 018-471 20 70, jacob.hakansson@uu.se

Välkommen med din ansökan senast den 7 juni 2023, UFV-PA 2023/2266.

I denna rekrytering har vi ersatt det personliga brevet med frågor som du besvarar i samband med din ansökan.