Projektadministratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

SCAS är ett nationellt institut för avancerade studier och en forskningsinrättning utan fakultetsanknytning, främst inom samhällsvetenskap och humaniora, men även inom naturvetenskap och medicin, med Uppsala universitet som värduniversitet. Verksamheten regleras i en förordning utfärdad av regeringen. Varje år vistas trettio till trettiofem utländska och svenska forskare vid kollegiet under ett läsår eller en termin. SCAS erbjuder en miljö som för gästforskarna medger koncentration på den egna forskningsuppgiften men som också främjar samtal och samarbeten över disciplins- och nationsgränser. I takt med att verksamheten utvecklats har också korttidsvistelser för såväl enskilda forskare som grupper blivit ett regelbundet inslag på SCAS.

SCAS har omfattande kontakter med vetenskapliga institutioner i många länder, inte minst som medlem i flera internationella nätverk av institut. I regel är engelska arbetsspråket vid seminarier, symposier och i publikationer. Det gäller också för huvuddelen av SCAS kommunikation såväl externt som internt.

Nu söker vi en projektadministratör som vill arbeta i en internationell akademisk miljö. Du är kvalitetsmedveten och noggrann, med ett gott ordningssinne. Du är stabil i situationer med hög arbetsbelastning, samtidigt som du är flexibel och kan hantera ändrade förutsättningar. Du känner dig trygg i att kommunicera skriftligen och muntligen på såväl svenska som engelska, och kan anpassa kommunikationen efter mottagare. Du kan hantera olika situationer på ett ansvarsfullt sätt utan att göra avkall på noggrannhet och kvalitet.

Arbetsuppgifter
Vi behöver tillfälligt förstärka vår personalgrupp med en projektadministratör för att bland annat stötta arbetet med forskningsprojekt placerade vid kollegiet. Du förväntas bistå med praktisk samordning och genomförande av evenemangs- och seminarieverksamhet inom ramen för aktuella projekt, inklusive workshops, symposier, föreläsningar och andra former av akademiska sammankomster.

Det innebär allt från utskick, anmälningar, rese- och hotellbokningar och deltagarlistor till att möblera, lägga ut material och visa deltagare till rätta. Som projektadministratör förväntas du också kunna bistå i handläggning av t ex skatteansökningar, visum och reseersättningar för deltagare i projektens verksamhet. Vidare ingår arbete med kommunikation kring projekten, inklusive uppdatering av information på hemsidor, samt dokumentation och sammanställning av material. I detta ingår såväl diarieföring som arkivering. 

En annan viktig arbetsuppgift är att stödja SCAS föreståndare i sitt arbete, inte minst i rollen som ordförande för den europeiska sammanslutningen av institut för avancerade studier, Netias. Du ansvarar för hanteringen av föreståndarens möteskalender, samt förbereder och organiserar olika möten och besök av såväl nationella som internationella gäster. Även här ingår dokumentation, diarieföring och arkivering. Vidare tillkommer samordnande arbetsuppgifter, t ex i samband med vetenskapliga ansökningar och redovisningar.

Andra administrativa arbetsuppgifter kan förekomma. Arbetsuppgifterna är såväl rutinartade som av mer avancerad karaktär. SCAS är en levande mångvetenskaplig forskningsmiljö där möten mellan människor är centralt, vilket kräver fysisk närvaro på kollegiet större delen av tiden och emellanåt arbete på kvällar och någon enstaka helg.

Kvalifikationskrav
Universitetsexamen eller motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Erfarenhet av projektadministrativt arbete, i första hand vid universitet eller i annat akademiskt eller statligt sammanhang. Mycket god förmåga att skriva texter och brev på korrekt engelska.

Vid ett institut för avancerade studier som SCAS har alla medarbetare ett ansvar som värdar för forskare från många länder. Det innebär höga krav på engagemang, flexibilitet och gott omdöme.

Önskvärt/meriterande i övrigt
Det är meriterande om du har erfarenhet av anordnande av workshops och konferenser, resebeställningar samt webbadministration.

Erfarenhet av diarieföring och ärendehantering i offentlig sektor. Erfarenhet av internationellt inriktad verksamhet inom högskola och forskning. Goda kunskaper i ytterligare språk, i första hand tyska eller franska. God kännedom om Uppsala och Uppsalas akademiska institutioner, t ex genom ideellt arbete i studentkår eller studentnation. Erfarenhet av serviceinriktat arbete.

Vid rekryteringen kommer stor vikt att läggas vid personliga egenskaper samt den sociala och kommunikativa förmåga som fordras för att utföra arbetsuppgifterna väl. Vidare kommer SCAS främst att beakta den som efter en helhetsbedömning bedöms ha de bästa förutsättningarna att genomföra och utveckla aktuella arbetsuppgifter och bidra till en positiv utveckling av verksamheten.

Ansökan ska innefatta ett kortfattat ansökningsbrev om hur den sökande ser på den aktuella anställningen samt en kortfattad redogörelse för erfarenhet av relevans för den aktuella anställningen (CV).

Om anställningen
Anställningen är visstidsanställning under 12 månader. Omfattningen är 100%. Tillträde 2023-10-01 eller enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala.

Upplysningar om anställningen lämnas av: Christina Garsten, Föreståndare, 018-55 70 85. Maria Odengrund, Administrativ samordnare, 018-55 70 85. För mer information om SCAS, se vår hemsida.

Välkommen med din ansökan senast den 20 september 2023, UFV-PA 2023/3114.