Möteskoordinator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vi söker två lösningsorienterade och ansvarstagande personer till Avdelningen för gemensam service – enheten i Uppsala. Möteskoordinatorerna kommer i första hand att arbeta med service kring möten och event som äger rum i Universitetshuset och på Campus Engelska parken, med huvudsaklig placering på varsitt av dessa ställen. Viktiga egenskaper för tjänsterna är hög servicekänsla, organisationsförmåga, självständighet och flexibilitet.

Avdelningen för gemensam service och administration
Avdelningen för gemensam service och administration är en avdelning inom universitetsförvaltningen. Avdelningen består av två enheter där den ena finns i Uppsala och den andra i Visby. Enheten i Uppsala stödjer verksamheten vid Campus Engelska parken, Segerstedthuset och Universitetshuset. En av stödfunktionerna hanterar frågor inom servicecenter, där vi bland annat erbjuder service kring möten i våra lokaler.

Universitetshuset
Universitetshuset är en av de mest prominenta byggnaderna inom Uppsala universitets fastighetsbestånd och står årligen värd för ett stort antal möten och konferenser av nationell och internationell världsklass. Bland annat genomförs universitetets promotioner i dess aula som rymmer upp till ca 1 800 personer. I universitetsaulan genomförs dessutom konserter och körframträdanden. Utöver aulan finns ett antal större och mindre lokaler som lämpar sig väl för möten och ordinarie föreläsningsverksamhet. Här blir du en del av ett team på fyra personer.

Campus Engelska parken
Campus Engelska parken är ett av Uppsala universitets största områden för utbildning och forskning. Här arbetar ca 1 000 medarbetare och ca 5 000 studenter. Gemensam service stödjer verksamheten på campus med servicecenter och fastighetsservice. Servicecenter kommer på Campus Engelska parken att bestå av tre personer, som är en del av en större enhet.

Arbetsuppgifter
Som möteskoordinator vid våra servicecenter har du en bred och koordinerade roll där din uppgift är att säkerställa professionell service innan, under och efter de möten som pågår i våra lokaler. Du kommer bl a att ansvara för bokningar, förfrågningar, visningar, offerter, bekräftelser och fakturaunderlag. Du är första kontakt in i verksamheten och vi ser att du är en viktig del i att öka beläggningsgraden i lokalerna. Under möten/event svarar du och dina kollegor för service till deltagarna. Arbetet utförs mestadels vardagar under kontorstid men innebär naturligt även kvälls- och helgarbete. Du kommer även att vara delaktig i det övriga arbete som bedrivs vid våra servicecenter.

Kvalifikationskrav
Högskoleutbildning eller motsvarande utbildning/erfarenhet som av arbetsgivaren bedöms likvärdig. Erfarenhet av administrativt arbete samt mycket god förmåga att kommunicera i tal och skrift på svenska och engelska. För att trivas i rollen som möteskoordinator ska du ha god pedagogisk och social förmåga för att lätt kunna sätta dig in i nya situationer. Vi tror att du är van att arbeta i projekt och kan planera, prioritera och organisera ditt arbete på ett strukturerat och effektivt sätt. Genom dina tidigare erfarenheter har du utvecklat förmågan att med positiv energi, professionellt och flexibelt arbetssätt bemöta kunder och gäster i ett stundtals högt tempo. Vår förhoppning är att alla som arbetar hos oss är prestigelösa och alltid beredda att ge en hjälpande hand. Då blir lagandan som bäst. Mycket stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet och att du passar in i och kompletterar personalgruppen.

Önskvärt och/eller meriterande i övrigt
Kunskap om Uppsala universitet och dess verksamhet samt erfarenhet av arbete med större möten/event. Uppsala universitet värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Uppsala universitet värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet

Lön: Individuell lönesätting tillämpas. Ange löneanspråk i ansökan.

Tillträde: Omgående.

Anställningsform: Tillsvidareanställning, provanställning kan tillämpas.

Anställningens omfattning: 100%

Upplysningar om anställningen lämnas av biträdande enhetschef Elin Lörelius, tel 018-471 18 56, alt av enhetschef Fredrik Blomqvist tel 018-471 35 01.

Välkommen med din ansökan med ev. bilagor senast den 16 december 2018. UFV-PA 2018/3571