Administratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Avdelningen för gemensam service och administration är en avdelning inom förvaltningen vid Uppsala universitet. Avdelningen består av fyra enheter som stödjer verksamheterna vid Engelska parkens campusområde, i Segerstedthuset och Universitetshuset samt på Campus Gotland i Visby. Vid avdelningen finns också ett ledningsstöd som arbetar med avdelningsgemensamma uppgifter och projekt.

Vi söker nu en driven administratör till avdelningen.

Arbetsuppgifter
Som administratör får du ett varierat och mångfacetterat arbete. Arbetsuppgifterna delas mellan Universitetshuset och Segerstedthuset. Du bistår enhetschefer och avdelningschef med administrativa uppgifter så som lokalbokningar, upphandlingsunderlag, avtal, beställningar, fakturahantering och schemaläggning av personal etc. I Universitetshuset förekommer även uppgifter såsom nyckelhantering och att finnas till hands för att vägleda och stötta studenter och besökare. En viktig del i arbetet är att delta i planering och genomförande av högskoleprovet.
Arbetet utförs huvudsakligen vardagar under kontorstid men kan innebära visst kvälls- och helgarbete i samband med högskoleprovets genomförande.

Kvalifikationskrav
Vi söker dig som har:

• relevant högskoleutbildning, t ex inom ekonomi eller motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• erfarenhet från administrativt arbete där myndighetsutövning ingår
• erfarenhet av avtals- och fakturahantering och kunskap om offentlig upphandling
• mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska

För att trivas i rollen ska du vara flexibel och lösningsorienterad och van att ta ansvar för att arbetsuppgifter blir korrekt utförda utifrån befintliga ramar i en miljö där tempot periodvis är högt. Arbetet kräver att du är strukturerad och mycket noggrann med detaljer samtidigt som du arbetar utifrån ett helhetsperspektiv och kan planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du förväntas kunna koordinera och lösa de problem som dyker upp, antingen på egen hand eller med hjälp av kollegor. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet, såsom att du är serviceinriktad och har god kommunikativ, pedagogisk och social förmåga för att bemöta människor och skapa goda och effektiva arbetsrelationer.

Önskvärt och/eller meriterande i övrigt:
Meriterande är erfarenhet av administrativt arbete inom universitet eller högskola. Har du tidigare arbetat på högskoleprovet är det ett plus. Erfarenhet av administrativa system, såsom Raindance, Primula och TimeEdit är önskvärt.

Om anställningen 
Anställningen är tillsvidare, provanställning 6 månader tillämpas Omfattningen är heltid. Tillträde snarast enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala

Upplysningar om anställningen lämnas av: Malin Dahlén, malin.dahlen@uu.se, 018-471 6292

I denna rekrytering har vi ersatt det personliga brevet med frågor som du besvarar i samband med din ansökan. Svaren kommer att användas som en del i urvalsprocessen.

Välkommen med din ansökan senast den 29 november 2023, UFV-PA 2023/4275.