Alumnkoordinator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Development Office är en avdelning inom universitetsförvaltningen vid Uppsala universitet. Avdelningens uppdrag är att utveckla universitetets relationer med nationella och internationella externa intressenter som finansiellt eller på annat sätt vill bidra till att stärka universitetets position och strategiska förnyelseförmåga. Avdelningens verksamhet omfattar fundraising, sponsrings- och alumnfrågor och utgör ett stöd för hela universitetet. Avdelningen verkar i nära dialog med såväl Uppsalauniversitets forskare och ledning, som med andra avdelningar inom universitetsförvaltningen.

Engagerade alumner vid företag, organisationer och andra arbetsplatser är ambassadörer för universitetet och är därmed viktiga för universitetets nationella och internationella utveckling av sin verksamhet. Alumnerna är även en resurs för universitetets studenter, såväl under studietiden som inför inträdet på arbetsmarknaden.

Uppsala universitets alumnnätverk omfattar 30 000 alumner i 150 länder. I nätverket ingår ett trettiotal nationella och internationella alumnföreningar och grupper. Föreningarna anordnar regelbundet återträffar, föreläsningar, studiebesök och andra aktiviteter för sina medlemmar. Arbetet med alumnrelationer hanteras av ett team bestående av tre medarbetare och leds av en teamledare.

Uppsala universitet har en uttalad ambition att ytterligare utveckla relationerna med sina nationella och internationella alumner. Målsättningen är att samverkan med alumnerna blir en självklar och integrerad del av universitetets utbildning och forskning och inspirerar dess förnyelse.

Development Office erbjuder en utåtriktad och omväxlande verksamhet som utgör ett strategiskt prioriterat område för Uppsala universitet.

Till avdelningens alumnteam söker vi nu en alumnkoordinator med uppdrag att ytterligare stärka alumners engagemang för Uppsala universitet

Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba inom Uppsala universitet.

Arbetsuppgifter
I din roll som Alumnkoordinator förväntas du proaktivt stötta och inspirera universitetets och alumnföreningars initiativ gentemot alumner. Du bistår alumnföreningarna i deras uppdrag och verkar för att internt öka kännedomen om alumnerna som resurs för universitetet. Med stöd av dina kollegor kommer du också att planera, koordinera och utföra uppdrag kring alumnverksamhetens kommunikation. I arbetet ingår bland annat att producera internt och externt informationsmaterial till olika målgrupper, både i tryckt form och i sociala medier, på webben och i mailutskick.

Universitetets alumnkontakter administreras via ett CRM-system varför en förutsättning för arbetet är att du är en rutinerad och kvalificerad användare av databaser.

Arbetstempot vid avdelningen är tidvis högt med korta deadlines, vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsvilja hos alla medarbetare. Arbetet förutsätter också att du ibland deltar vid evenemang utanför kontorstid.

Du rapporterar till avdelningschefen för Development Office.

Kvalifikationskrav
Personen vi söker ska:

• ha erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna inom universitet eller annan statlig myndighet
• ha en högskoleutbildning av relevans för arbetsuppgifterna
• ha god kännedom om den akademiska miljön och forskningens villkor
• obehindrat kunna kommunicera på såväl svenska som engelska i både tal och skrift
• ha god stilistisk förmåga, i första hand på svenska
• vara bekväm med att tala inför publik och leda möten och utbildningar.
• vara en dokumenterat kvalificerad användare av hela Office-paketet samt databas/CRM och ha lätt för att lära sig andra digitala verktyg
• ha dokumenterad erfarenhet av att i professionella sammanhang ha producerat innehåll för digitala kanaler, inklusive sociala medier
• ha dokumenterat synnerligen god administrativ förmåga

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet såsom att du:

• är noggrann och strukturerad med god förmåga att arbeta självständigt men samtidigt samarbetsinriktad och en god lagspelare
• har hög servicekänsla och relationsskapande förmåga. Du trivs med att ha många kontakter och inspireras av att delta i och bygga för verksamheten utvecklande relationer.
• är flexibel och stresstålig, med hög prioriteringsförmåga och simultankapacitet
• är uthållig och långsiktig i ditt arbete och har förmåga att balansera driv och tålamod
• har hög integritet

Önskvärt/meriterande i övrigt

• ha erfarenhet av att bygga upp och samordna professionella nätverk
• ha praktisk erfarenhet av att självständigt planera, anordna och genomföra större evenemang ”från ax till limpa”
• ha erfarenhet av webbredigering och verktyg för större mailutskick
• ha producerat/redigerat rörligt material, t ex video eller grafik
• ha en högskoleutbildning från Uppsala universitet

Om anställningen
Anställningen är tidsbegränsad, t o m 2024-08-30. Omfattningen är heltid. Tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala.

Upplysningar om anställningen lämnas av: Noelia Ollvid, teamledare för alumnverksamheten vid avdelningen, noelia.ollvid@uu.se, 018-471 7491, 070-425 09 51.

Välkommen med din ansökan senast den 21 februari, UFV-PA 2023/398.