Administrativ samordnare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Institutionen för informationsteknologi har en ledande position inom såväl forskning som utbildning på alla nivåer. Institutionen har i dag ca 300 anställda varav 120 lärare och 110 doktorander. Drygt 4000 studenter läser en eller flera kurser vid institutionen varje år och ett 30-tal forskargrupper är kopplade hit. Mer information om oss hittar du på institutionen för informationsteknologis webbplats

Läs mer om våra förmåner och hur det är att jobba inom Uppsala universitet.

I rollen som administrativ samordnare ingår du institutionens administrativa grupp som leds av en
administrativ chef med övergripande personal- och verksamhetsansvar. Den administrativa gruppen ger service och administrativt stöd till kärnverksamheten inom områdena ekonomi, HR,
kommunikation, forskarutbildningsadministration, kursadministration, studievägledning samt
ärendehantering och ledningsstöd. Som en del av den administrativa gruppen arbetar du även i nära samarbete med övriga kollegor inom gruppen.

Ansvarsområden
De huvudsakliga ansvarsområdena är att ge kvalificerat administrativt stöd till
prefekt och institutionsstyrelsen, att samordna institutionens ärendehantering och ärendeflöden samt vara registrator och ansvara för institutionens diarieföring och arkivering.

Arbetsuppgifter
Exempel på arbetsuppgifter är:

• Att vara institutionsstyrelsens sekreterare med ansvar för kallelse, protokollföring samt
  expediering av fattade beslut.
• Att i förekommande fall utarbeta beslutsunderlag samt förslag till beslut.
• Att i samråd med prefekt och administrativ chef upparbeta och upprätthålla rutiner för
  institutionens ärendehantering och ärendeflöden.
• Att i förekommande fall följa upp ärenden som hänskjuts av institutionsstyrelsen till övriga
  beslutsinstanser inom institutionen, fakulteten och universitetet.
• Att registrera handlingar i diariet samt eventuellt övriga administrativa system.
• Att upparbeta och upprätthålla rutiner för arkivering av handlingar som hanteras av övriga
  funktioner inom den administrativa gruppen.
• Att arkivera handlingar samt upprätta arkivförteckningar i enlighet med universitetets riktlinjer för bevarande och gallring, samt vara kontaktperson gentemot universitetets centrala registratorsfunktion.
• Att initiera och samordna kvalificerade, administrativa processer vid institutionen som
  verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser med mera.
• Ta fram och revidera institutionsövergripande dokument och handlingar.

Utöver ovanstående kan andra administrativa uppgifter komma att ingå i någon omfattning.

Kvalifikationskrav
Formella krav:

• Treårig högskoleexamen eller högre, alternativt motsvarande kompetens erhållen på annat sätt.
• Dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat med ledningsstöd.
• Dokumenterad erfarenhet av kvalificerade administrativa arbetsuppgifter.
• Dokumenterad god förmåga att kunna uttrycka sig i skrift på både svenska och engelska.

Personliga egenskaper
Vi söker dig som är systematisk, noggrann, har ett serviceinriktat arbetssätt och en mycket god
samarbetsförmåga.

Vi vill även att du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och ser möjligheterna i
förändringar. Du måste kunna arbeta självständigt och ha förmågan att möta arbetstoppar genom att planera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Önskvärt/meriterande i övrigt

• Erfarenhet från att ha arbetat inom Uppsala universitet, annat lärosäte alternativt annan statlig myndighet.
• Dokumenterad erfarenhet av diarieföring, arkivering samt vana att hantera stora mängder
  data/information.
• Dokumenterad erfarenhet av att arbeta i ärende- och dokumenthanteringssystem såsom W3D3 eller motsvarande.

Om anställningen 
Anställningen är tillsvidare, provanställning 6 mån kan tillämpas. Omfattningen är heltid. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala

Upplysningar om anställningen lämnas av: Jakob Piehl, administrativ
chef, tel. 018-471 6861,  jakob.piehl@it.uu.se

Välkommen med din ansökan senast den 25 november 2022 UFV-PA 2022/3797