Fakultetshandläggare

Vid områdeskansliet för medicin och farmaci ger vi stöd och service till studenter, ledning, forskare, lärare, teknisk och administrativ personal samt övriga verksamma vid vetenskapsområdet för medicin och farmaci. Vi ger också stöd och service till vetenskapsområdets alla kommittéer.

Områdeskansliet är en del av universitetsförvaltningen, men får huvuddelen av sitt uppdrag via områdesnämnden och vetenskapsområdets vicerektor. Områdeskansliet har ca 70 anställda och är uppdelat i fem enheter.

Vi söker nu en fakultetshandläggare till vår enhet för verksamhetsstöd. Vårt uppdrag är att stödja vetenskapsområdets strategiska kommunikation, lärar- och studentrekrytering samt erbjuda stöd inom medicinsk pedagogik, systemutveckling och mediaproduktion. Enheten är placerad på Biomedicinskt Centrum (BMC) i Uppsala.

Arbetsuppgifter
Som fakultetshandläggare kommer du att arbeta med kvalificerad handläggning av lärarrekrytering och agera sekreterare för rekryteringsgrupperna vid vetenskapsområdet. I detta arbete ingår att initiera rekryteringsärenden och föra dem mellan olika beredningsinstanser. Handläggaren ansvarar bland annat för att kalla till möten, tillhandahålla underlag och skriva protokoll. I arbetsuppgifterna ingår även att sköta kontakter med sökande, akademiska företrädare och ämnessakkunniga.

Fakultetshandläggaren arbetar nära dekanerna för fakulteterna för medicin respektive farmaci.  I rollen ingår även att ge löpande stöd och service till prefekter och verksamhetsnära HR vid vetenskapsområdets institutioner. En viktig del av arbetet är att vara ett kunskapsstöd i frågor som rör lärarrekrytering. Det innebär att den som anställs förväntas hålla sig informerad om relevanta regelverk vid universitet och även om lag och förordning som ligger till grund för detta.

I anställningen kan även ingå motsvarande uppgifter inom andra nämnder och kommittéer som exempelvis bedömargruppen för excellenta lärare eller docenturkommittén, samt andra vid områdeskansliet förekommande arbetsuppgifter.

Kvalifikationskrav
Den som anställs ska ha en högskoleutbildning inom ett för anställningen relevant område och bör ha erfarenhet av kvalificerad handläggning, gärna från liknande verksamhet.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet och det förutsätts att den som anställs är intresserad av att ge god service och ett bra bemötande till verksamheten och de vetenskapliga företrädarna. Många av uppgifterna är individuella men arbetet sker ändå i tät kontakt med kollegor, och samarbetsförmåga är viktigt.

Arbetet följer till stor del fastställda processer, men inom dessa kan variationer uppstå och oväntade situationer tillstöta. Det är därför viktigt att kunna fatta egna beslut utifrån tillgänglig information och ta initiativ för att driva processen framåt. En handläggare hanterar oftast flera ärenden av olika typer parallellt och förmåga till struktur är därför viktigt.  Arbetsuppgifterna innebär ofta att förstå eller uttrycka avancerade resonemang och kräver därför en mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift, både på svenska och engelska.

Enheten för verksamhetsstöd har nyligen bildats som ett led i en strukturutveckling av områdeskansliet. I samband med rekryteringen kommer vi påbörja processen att utforma nya arbetssätt. Vi tror att du tycker att det är utvecklande att vara en del av en grupp som hittar nya sätt att arbeta tillsammans.

Önskvärt/meriterande i övrigt

• God kännedom om universitetsvärlden, exempelvis genom arbete vid universitet eller högskola, eller annan sektorsmyndighet
• Erfarenhet av arvoderad förtroendepost, eller andra omfattande uppdrag, från studentkårer eller motsvarande
• Erfarenhet av arbete i en politiskt styrd organisation, exempelvis som nämndsekreterare
• Dokumenterade kunskaper i offentligrätt eller arbetsrätt
• God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift i ett professionellt sammanhang på ytterligare språk.

Om anställningen 
Anställningen är tillsvidare, provanställning tillämpas. Omfattningen är heltid. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala

Upplysningar om anställningen lämnas av: Enhetschef Monica Wallin, monica.wallin@uu.se, tel: 018-471 21 78

Välkommen med din ansökan senast den 10 februari 2025, UFV-PA 2025/113.