HR-administratör till forskarutbildningen

Vill du arbeta med forskarutbildning och ge nästa generations forskare stöd i deras utbildning, tillsammans med kompetenta och trevliga kollegor i en internationell miljö? Välkommen att söka anställning som HR-administratör på Institutionen för fysik & astronomi på Uppsala universitet.

Institutionen för fysik och astronomi är en av Uppsala universitets största med närmare 400 anställda, varav ca 120 doktorander. Institutionen bedriver forskning och utbildning i världsklass inom såväl teoretisk som experimentell fysik och har en omfattande samverkan med omvärlden. Forskningen genomförs vid 10 forskningsavdelningar och berör allt från det ofattbart lilla till det stora inom till exempel energiförsörjning, klimatutveckling, nya material och universum. Hela detta spektrum avspeglar sig också i institutionens kurser och utbildningsprogram. Runt 2 500 studenter läser varje år kurser på grund- och avancerad nivå vid institutionen. Läs mer på www.physics.uu.se

I denna roll kommer du att arbeta med institutionens verksamhetsnära HR-funktion och forskarutbildningsadministrationen för att stärka arbetet med doktorandutbildningen från rekrytering till doktorsexamen.

Vi söker dig som trivs med att arbeta självständigt, men som också värdesätter nära samarbete. I rollen arbetar tätt tillsammans med kurskansliet och den verksamhetsnära HR-funktionen, samt med forskarstuderande, handledare, studierektorer och övrig administrativ personal. Du är lösningsorienterad, strukturerad och noggrann, med en stark känsla för ansvar och service. Som person är du självgående, flexibel och lyhörd, med god förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt. Du är dessutom nyfiken och villig att lära dig nya saker för att utvecklas i din roll.

Arbetsuppgifter 
Rollen är fördelad mellan forskarutbildningsadministration och HR-administration:

Forskarutbildningsadministration

• Registrering av nya forskarstuderande, kurs- och poäng, aktivitet och försörjning samt licentiat och disputation. Vara behjälplig och samarbeta med studierektor för forskarutbildningen. Förbereda protokoll för disputation och licensseminarium samt administration kring disputationer. 
  
  
• Uppföljning och administration av forskarutbildningskurser och stödja arbetet med individuella studieplaner i Ladok. 
  
  

HR-administration

• Rekryteringsadministration kopplat till doktorander samt förlängning av anställningsavtal och registrering av löner utifrån lönestege. Administration vid avslut av doktorandanställning. 
   
• Övrig administration kopplat till forskarstuderande, tex handläggning av utlandsstationering, utbetalning av arvoden, utfärda intyg, mm. 

Kvalifikationskrav
Högskoleutbildning inom relevant område, exempelvis personalvetarprogrammet eller motsvarande där arbetsrätt är inkluderat, alternativt motsvarande erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Utöver det krävs:

• Aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av administrativt arbete, gärna från myndighet.
  
  
• Mycket god datorvana.
  
  
• Mycket god förmåga att uttrycka dig både muntligt och skriftligt på svenska och engelska.
  
  
• Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.
  
  

Önskvärt/meriterande i övrigt

• Erfarenhet av arbete vid myndighet, gärna inom högskolesektorn.
  
  
• Erfarenhet av utbildningsadministration och/eller administration kopplad till forskarutbildning.
  
  
• Kunskaper i våra administrativa system såsom Ladok, Primula, W3D3 samt rekryteringssystemet Varbi.
• Tidigare erfarenhet av rekryterings- och personaladministration är också meriterande.

Om anställningen 
Anställningen är tidsbegränsad, 12 månader. Omfattningen är heltid/100 %. Tillträde 2025-10-01 eller enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala

Upplysningar om anställningen lämnas av: Andreas Lindblad, stf prefek, andreas.lindblad@physics.uu.se eller Carolina Wallström-Pan, administrativ chef, carolina.wallström-pan@physics.uu.se.

Välkommen med din ansökan senast den 22 augusti 2025, UFV-PA 2025/2116.