Administrativ chef - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Institutionen för kirurgiska vetenskaper tillhör vetenskapsområdet för medicin och farmaci vid Uppsala universitet. Vi bedriver forskning och undervisning på alla nivåer inom olika kirurgiska specialiteter och angränsande ämnen, vilket förutsätter en nära samverkan med Akademiska sjukhuset. Många av institutionens ca 160 anställda har en förenad anställning och delar sin tjänstgöring mellan universitet och sjukhus. Av institutionens drygt 200 doktorander är de allra flesta också kliniskt verksamma. Mer information: https://www.uu.se/institution/kirurgiska-vetenskaper/

Den administrativa gruppen omfattar idag 15 personer som ger stöd till både institutionsledning och medarbetare i ekonomifrågor, HR-frågor, verksamhetsplanering och övrig administration. En effektiv administration är essentiell för att institutionen på ett framgångsrikt sätt ska kunna bedriva forskning, utbildning och interagera med det omgivande samhället. Institutionen för kirurgiska vetenskaper söker en administrativ chef som är direkt underställd prefekt och har ett delegerat personalansvar för institutionens administratörer. Hos oss blir du en del av en stimulerande arbetsmiljö och ett trevligt arbetsklimat i Akademiska sjukhusets lokaler.

Arbetsuppgifter 
Som administrativ chef leder, organiserar och fördelar du arbetet i institutionens administrativa grupp. Ditt uppdrag är att skapa förutsättningar för att gruppen ska fungera på ett kvalitativt, effektivt och funktionellt sätt utifrån institutionens behov. Du ger kvalificerat stöd till prefekt i administrativa ärenden såsom verksamhetsplanering och -uppföljning och är rådgivande i större organisationsfrågor. Som administrativ chef ingår du i institutionens ledningsgrupp, adjungeras till institutionens styrelsemöten och är institutionens kontakt för samverkan med universitetets administrativa enheter.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

• leda, organisera och fördela arbetet
• utveckla administrativa rutiner och arbetssätt
• utveckla den administrativa gruppens organisatoriska och sociala arbetsmiljö
• stimulera personlig utveckling hos gruppens medarbetare
• hålla medarbetar- och lönesamtal

Kvalifikationskrav
Du har

• en för anställningen relevant akademisk examen eller motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer vara likvärdig,
• goda kunskaper om och erfarenhet av statlig eller annan offentlig verksamhet,
• aktuell erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete,
• mycket väl bestyrkt god arbetsrelaterad ledarerfarenhet,
• mycket god förmåga att utrycka dig i tal och skrift på såväl svenska som engelska,
• mycket god datorvana.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Du har en god samarbetsförmåga och god förmåga att skapa relationer utanför den närmaste arbetsgruppen. Rollen som administrativ chef förutsätter att du har ett genuint intresse av att leda, motivera och utveckla gruppens medarbetare. Du ger tydlig återkoppling, skapar förutsättningar för medarbetarna att växa i sina roller och har en väldokumenterad förmåga att skapa resultat genom delaktighet.

Du förstår kopplingen mellan det administrativa verksamhetsstödet och den akademiska verksamhetens behov. Du har god analytisk förmåga och ser till helheten, vilket resulterar i god förmåga att planera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt utifrån uppsatta mål och tillgängliga resurser. Du är självgående och strukturerad, tar ansvar för dina arbetsuppgifter och fattar omdömesgilla beslut. Du har stark integritet och behåller lugn i stressade och pressade situationer.

Önskvärt/meriterande i övrigt
Erfarenhet av organisatoriskt arbete och arbetsmiljöarbete är meriterande. Vidare är god kännedom om universitetets eller sjukhusets organisation och administrativa system meriterande.

Om anställningen 
Anställningen är tillsvidare (provanställning kan tillämpas). Omfattningen är heltid, 100 %. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala

Upplysningar om anställningen lämnas av: Prefekt Liisa Byberg, liisa.byberg@uu.se
För anställningsfrågor kontakta HR-generalist Higran Saghir higran.saghir@uu.se.

Välkommen med din ansökan senast den 24 juni 2024, UFV-PA 2024/2022.