Uppsala universitet, SCAS Kollegiet för avancerade studier

Uppsala universitet är ett brett forskningsuniversitet med stark internationell ställning. Uppgiften är att bedriva forskning och utbildning av högsta kvalitet och att på olika sätt samverka med samhället. Vår viktigaste tillgång är alla de individer som med sin nyfikenhet och sitt engagemang gör Uppsala universitet till en av landets mest spännande arbetsplatser. Uppsala universitet har 46.000 studenter, 7.300 anställda och en omsättning på 7,3 miljarder kronor.

Beskrivning: SCAS är ett nationellt institut för avancerade studier och en forskningsinrättning utan fakultetsanknytning, främst inom samhällsvetenskap och humaniora, men även inom naturvetenskap och medicin, med Uppsala universitet som värduniversitet. Verksamheten regleras i en förordning utfärdad av regeringen.

SCAS har omfattande kontakter med vetenskapliga institutioner i många länder. Varje år vistas trettio till trettiofem utländska och svenska forskare vid kollegiet under ett läsår eller en termin. SCAS erbjuder en miljö som medger koncentration på den egna forskningsuppgiften men som också främjar samtal över disciplins- och nationsgränser. I regel är engelska arbetsspråket vid seminarier, symposier och i publikationer. Det gäller också för huvuddelen av SCAS korrespondens.

Vi söker en strukturerad administratör med en väl utvecklad organisationsförmåga. Du är serviceinriktad, kvalitetsmedveten och intresserad av att arbeta i en internationell akademisk miljö. Du kommer att arbeta nära föreståndaren, vilket emellanåt innebär ett högt tempo och stor variation i de frågor du kommer i kontakt med. Inom ditt ansvarsområde är planering, framförhållning och förmåga att prioritera avgörande faktorer för att kunna stödja och underlätta för föreståndaren på bästa sätt.

Arbetsuppgifter: En viktig arbetsuppgift är att skapa goda förutsättningar för SCAS föreståndare att utföra sitt arbete med så hög kvalitet som möjligt. Det innebär t ex stöd i planeringen av verksamheten och samordning och sammanställande av beslutsunderlag, forskningsansökningar och andra handlingar. Du ansvarar för hanteringen av föreståndarens möteskalender, samt förbereder, planerar och organiserar olika möten och besök av såväl nationella som internationella gäster.

I tjänsten som administratör ingår att besvara frågor, välkomna besökare och visa dem runt på SCAS. Du ansvarar för inkommande post, e-post och telefon, inklusive utskick och uppdatering av sändlistor. Det ingår även att sköta den interna informationsverksamheten genom att bl a skriva och skicka ut information till gästforskarna om vad som händer på SCAS och i Uppsala. Vidare ingår att sammanställa kollegiets och därtill knutna forskares förekomst i media och löpande omvärldsbevaka inom de områden som berör SCAS verksamhet.

En annan stor arbetsuppgift är att ansvara för samordning och genomförande av SCAS evenemangsverksamhet, inkl. seminarier, workshops, symposier, föreläsningar och andra former av akademiska sammankomster. Det innebär emellanåt arbete under kvällar och enstaka helger. I arbetsuppgifterna ingår att boka resor och hotell och att hantera visumansökningar för deltagare i dessa evenemang, samt att ansvara för iordningsställande av lokaler, och att delta under evenemang för att vara behjälplig med teknik mm.  I detta ingår även visst arbete med extern kommunikation och marknadsföring av evenemang, såsom riktade utskick samt mottagande och sammanställning av anmälningar.

Ytterligare uppgifter kan bli aktuella. Vid behov ska du även kunna stödja andra verksamheter vid kollegiet både administrativt och praktiskt. Du förväntas arbeta självständigt och flexibelt men i nära samråd med föreståndaren och övriga kollegor.

Kvalifikationer: Universitetsexamen eller motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Erfarenhet av administrativt arbete, i första hand vid universitet eller i annat akademiskt sammanhang. Erfarenhet av att praktiskt planera och genomföra evenemang. Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift är nödvändiga för att kunna klara arbetsuppgifterna.

Vi söker dig som är kvalitetsmedveten och noggrann, stabil i situationer med hög arbetsbelastning, samtidigt som du är flexibel och kan hantera ändrade förutsättningar. Du kan sammanställa och presentera såväl information som beslutsunderlag, samt finner ett intresse i att läsa om och sätta dig in i frågor som rör vårt verksamhetsområde. Du känner dig trygg i att formulera och utforma skrivelser på såväl svenska som engelska, anpassade efter mottagare. Du kan hantera olika situationer på ett ansvarsfullt sätt utan att göra avkall på noggrannhet och kvalitet. Du har förmåga att systematisera samt utveckla och förenkla rutiner för återkommande arbetsuppgifter.

Vid ett institut för avancerade studier som SCAS har alla medarbetare ett ansvar som värdar för forskare från många länder. Det innebär höga krav på engagemang, flexibilitet och gott omdöme.

Önskvärt/meriterande i övrigt: Erfarenhet av vetenskapliga evenemang. Erfarenhet av internationellt inriktad verksamhet inom högskola och forskning. God kännedom om Uppsala och Uppsalas akademiska institutioner, t ex genom ideellt arbete i studentkår eller studentnation. Goda kunskaper i ytterligare språk, i första hand tyska eller franska. Erfarenhet av serviceinriktat arbete.

Lön: Individuell lönesättning tillämpas.

Tillträde: Snarast, eller efter överenskommelse.

Anställningsform: Tillsvidareanställning, provanställning kan tillämpas.

Anställningens omfattning: 100 %

Upplysningar om anställningen lämnas av: Christina Garsten (föreståndare), Maria Odengrund (ekonomisamordnare) tel vxl 018-55 70 85, e-post maria.odengrund@swedishcollegium.se

Välkommen med din ansökan senast den 14 april 2020, UFV-PA 2020/921.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100
Ort Uppsala
Län Uppsala län
Land Sverige
Referensnummer UFV-PA 2020/921
Facklig företrädare
  • Seko Universitetsklubben, seko@uadm.uu.se
  • ST/TCO, tco@fackorg.uu.se
  • Saco-rådet, saco@uadm.uu.se
Publicerat 2020-03-12
Sista ansökningsdag 2020-04-14

Zurück zu Stellenangeboten